Terug
Gepubliceerd op 29/03/2024

Besluit  Gemeenteraad

do 28/03/2024 - 20:00

Vaststelling reglement voor de uitbating van de Heldenbar op Heldenland 2024

Aanwezig: Katrien Partyka, Burgemeester
Gijsbrecht Huts, Tom Roovers, Eddy Poffé, Liesbeth Vanderloock, Ine Tombeur, Schepenen
Jean Defau, Joël Dereze, Christophe Hendrickx, Rudi Hendrickx, Bart Maes, Nicky Martens, Jos Mombaers, Els Moyens, Nele Daenen, Dirk Smolders, Karin Struyf, Bernard Vandereyken, Rita Vanlangendonck, Daniel Vanluyten, Tessa Peelman, Fabio Vanderlinden, Bart Thomas, Pascale Grootjans, john Vankeijenberg, Kris Franssens, Ketty Vanherle, Christianne Devadder, leden
Patricia Willems, Algemeen Directeur
Verontschuldigd: Lucia Dewolfs, Voorzitter
Bram Delvaux, Wim Bergé, Schepenen
Regelgeving

- het decreet lokaal bestuur

- Meerjarenplanning:

T1 BD1 AP2 ACT1 Werken aan een proper, kwaliteitsvol en groen openbaar domein - Werken aan het straatbeeld - Met tijdelijke creatieve initiatieven structurele mogelijkheden verkennen om (aandachts-)plekken in de stad op te waarderen. We werken aan buurtlaboratoria, positieve guerilla acties, punctuele initiatieven, … om te zoeken naar een herkenbare stijl voor onze stad. Deze aanpak leidt tot de uitwerking van een kwaliteitstoets voor de inrichting van de openbare ruimte en de effectieve inrichting ervan.  Hierbij wordt rekening gehouden met verschillende doelgroepen (senioren, kinderen, mensen met een beperking,...). Kunst kan daarbij ingezet worden als een middel tot verbinding.

AP9-ACT1 De vrijetijdsdiensten ontwikkelen een gezamenlijk aanbod waarbij ze samen naar buiten treden

Feiten, context en motivering

De stad Tienen biedt de kans aan verenigingen van Tienen (erkende en feitelijke) om de Heldenbar van Heldenland (gelegen op het Martelarenplein) uit te baten tijdens de lente- en zomermaanden. De verenigingen kunnen van zaterdag 18 mei t/m zondag 29 september '24 een week instaan voor de uitbating van de Heldenbar en dit minstens op woensdag-, zaterdag- en zondagnamiddag van 13.00 tot 18.00 uur. 

De afspraken rond de toewijzing en uitbating van de Heldenbar werden opgenomen in het reglement 'Heldenbar Heldenland'. Dit reglement dient, wat de data betreft, aangepast te worden voor de uitbatingsperiode van 2024. De belangrijkste wijzigingen zijn: 

- inschrijven voor de Heldenbar kan vanaf dinsdag 2 april '24 om 18.00 uur, 

- de bevestiging van de uitbatingsperiode wordt aan de vereniging bezorgd op maandag 6 mei '24,

- de Heldenbar kan uitgebaat worden door verenigingen vanaf zaterdag 18 mei t/m zondag 29 september '24. 

Publieke stemming
Aanwezig: Katrien Partyka, Gijsbrecht Huts, Tom Roovers, Eddy Poffé, Liesbeth Vanderloock, Ine Tombeur, Jean Defau, Joël Dereze, Christophe Hendrickx, Rudi Hendrickx, Bart Maes, Nicky Martens, Jos Mombaers, Els Moyens, Nele Daenen, Dirk Smolders, Karin Struyf, Bernard Vandereyken, Rita Vanlangendonck, Daniel Vanluyten, Tessa Peelman, Fabio Vanderlinden, Bart Thomas, Pascale Grootjans, john Vankeijenberg, Kris Franssens, Ketty Vanherle, Christianne Devadder, Patricia Willems
Voorstanders: Katrien Partyka, Gijsbrecht Huts, Tom Roovers, Eddy Poffé, Liesbeth Vanderloock, Ine Tombeur, Jean Defau, Joël Dereze, Christophe Hendrickx, Rudi Hendrickx, Bart Maes, Nicky Martens, Jos Mombaers, Els Moyens, Nele Daenen, Dirk Smolders, Karin Struyf, Bernard Vandereyken, Rita Vanlangendonck, Daniel Vanluyten, Tessa Peelman, Fabio Vanderlinden, Bart Thomas, Pascale Grootjans, john Vankeijenberg, Kris Franssens, Ketty Vanherle, Christianne Devadder
Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1: Het reglement voor de uitbating van de Heldenbar wordt als volgt vastgesteld:


REGLEMENT HELDENBAR HELDENLAND

Dit reglement omvat alle afspraken omtrent de toewijzing en uitbating van de Heldenbar, gelegen aan de avontuurlijke speeltuin Heldenland (Martelarenplein). 

Artikel 1

Verenigingen (erkende en feitelijke) krijgen de kans om in te staan voor de uitbating van de Heldenbar en hiermee een mooi bedrag bij te verdienen voor hun vereniging. Heldenland is een avontuurlijke speeltuin, vervaardigd uit natuurlijke en gerecycleerde materialen. De stad Tienen ziet dit graag weerspiegeld in de Heldenbar, de drank en versnaperingen die te koop aangeboden worden en de activiteiten die georganiseerd worden. Het is belangrijk dat de verenigingen dit concept (een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats) mee uitdragen.

 

Artikel 2

De Heldenbar kan uitgebaat worden vanaf zaterdag 18 mei t/m zondag 29 september ‘24. De vereniging dient de Heldenbar minimum te openen op woensdag, zaterdag en zondag, telkens van 13.00 tot 18.00 uur. Deze openingstijden zijn het absolute minimum. 

 

Artikel 3

De uitnodiging tot deelname aan de Heldenbar wordt gepubliceerd via alle communicatiekanalen van de stad Tienen.

 

Artikel 4

Alle (erkende en feitelijke) verenigingen van Tienen, met uitzondering van politieke groeperingen, zijn welkom om de Heldenbar uit te baten.

Gezien het specifieke karakter van Heldenland en de Heldenbar - een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats - geeft de stad Tienen bij het verdelen van de uitbatingsperiodes voorrang aan verenigingen die tijdens de uitbatingsperiode kindvriendelijke activiteiten organiseren en een duurzaam drank- en versnaperingsaanbod voorzien. 

De stad Tienen behoudt ook het recht om verenigingen die niet passen binnen het concept Heldenland (een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats) niet te weerhouden als uitbater van de Heldenbar.

Via een webformulier op de website van stad Tienen kan de vereniging aanduiden welke week/weken ze wenst uit te baten. Ook het aantal vrijwilligers om de Heldenbar uit te baten en de activiteiten die de vereniging eventueel wenst te organiseren kan worden ingevuld op het webformulier.

Inschrijven voor de Heldenbar kan vanaf dinsdag 2 april '24.

Bij het beoordelen van de aanvragen van de verschillende verenigingen wordt er prioriteit gegeven aan:

1. aantal en aard van de kindvriendelijke activiteiten die de vereniging wenst te organiseren tijdens haar uitbatingsweek;

2. extra data en uren waarop de Heldenbar zal uitgebaat worden;

3. datum van indienen;

4. opbrengst voor een goed doel;

5. sponsors.

Op maandag 6 mei '24 krijgt de vereniging een bevestiging van de deelname als uitbater van de Heldenbar. Na bevestiging wordt een overeenkomst afgesloten tussen de vereniging en de stad Tienen. Deze wordt door beide partijen ondertekend.


Artikel 5

In de Heldenbar is een standaard aanbod van drank en versnaperingen voorzien. De vereniging hanteert de door de stad Tienen opgelegde verkoopsprijzen.

Aanbod/prijslijst:

JUPILER FLESJE 25CL                                   2 euro

COCA COLA                                                 2 euro

COCA COLA ZERO                                        2 euro

BIONADE                                                    3 euro

OXFAM SINAASAPPELSAP                              2 euro

OXFAM APPELSAP                                         2 euro

CHAUMEL CHARDONNAY                               4 euro

STREEKBIER                                                4 euro

ROYCO MINUTE SOUP                                   2 euro

CHIPS                                                         1 euro

IJSJE                                                           1 euro

Er kan een eigen aanbod van dranken of versnaperingen verkocht worden. Dit eigen aanbod dient zich te beperken tot chips, ijsjes en maximaal twee extra aanbiedingen aan versnaperingen, twee extra niet-alcoholische dranken en twee extra alcoholische niet sterke dranken. Dit extra aanbod dient in lijn te zijn met het concept Heldenland (een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats) en voorafgaand de uitbatingsperiode goedgekeurd te worden door de stad Tienen.

Dreigen er dranken vroegtijdig uitverkocht te geraken dan dient de vereniging zelf contact op te nemen met de drankleverancier.

Gegevens drankleverancier Heldenbar: Drinks VCB, Prik & Tik, Klein Overlaar 54 a, 3320  Hoegaarden, tel 016 76 61 40, e-mail: hoegaarden@drinksvcb.be.


Artikel 6

Het koken van warme bereidingen of voedsel opwarmen is niet toegelaten in de Heldenbar.


Artikel 7

De vereniging baat de Heldenbar uit en verkoopt de voorziene drank en versnaperingen. Na afloop ontvangt de vereniging een factuur toegestuurd van de stad Tienen. Het factuur omvat het totaal van de aankoopprijs van het verkochte goed.

 

Artikel 8

Het organiseren van kindvriendelijke activiteiten tijdens de uitbatingsperiode is mogelijk na voorafgaande toestemming van de stad Tienen. 

Voor de organisatie van activiteiten met versterkte muziek, eten, een hoog aantal bezoekers … dient er een evenementenaanvraag te gebeuren via https://evenementen.tienen.be


Artikel 9

Achtergrondmuziek is toegestaan. Unisono is voorzien, tenzij er livemuziek of meer dan achtergrondmuziek wordt gespeeld. Uitzonderingen op geluid of muziek na 22.00 uur dienen te worden aangevraagd via https://evenementen.tienen.be.


Artikel 10

Het is verboden om tijdens de toegewezen week andere verenigingen of personen (deels) in te schakelen voor de uitbating van de Heldenbar. Het is eveneens niet toegelaten om aan derden rechten te verlenen, van welke aard ook, met betrekking tot de uitbating van de bar.

 

Artikel 11

De vereniging zorgt zelf voor wisselgeld en voldoende vrijwilligers voor de uitbating van de Heldenbar.

 

Artikel 12

Bij aanvang van de uitbating wordt een overeenkomst en inventaris van de aanwezige materialen (met bijhorende prijzen) ondertekend door de vereniging. Er wordt hierbij contant een waarborg betaald van 200 euro en de sleutel wordt overhandigd aan de vereniging.

Elke vereniging krijgt de Heldenbar ter beschikking in goede staat. De vereniging is tijdens de week van de uitbating zelf verantwoordelijk voor het netjes houden van de bar, terras en de toiletten. Poetsmateriaal wordt voorzien in de bar. De Heldenbar dient in dezelfde staat te worden overgedragen als bij aanvang van de uitbating van de bar. Alle materialen dienen degelijk gereinigd en opgeruimd te worden achtergelaten.

Na afloop van de uitbatingsperiode wordt de Heldenbar gecontroleerd en de inventaris van de aanwezige materialen opnieuw overlopen. Bij het ontbreken van materialen of eventuele schade worden de bedragen zoals opgenomen in de inventaris in mindering gebracht van de waarborg. Indien de bedragen hoger zijn dan de waarborg van 200 euro kunnen deze gefactureerd worden aan de vereniging.

 

Artikel 13

De uitbaters van de Heldenbar zijn aansprakelijk voor iedere beschadiging aan de ter beschikking gestelde materialen (kussens, koffiezetmachine, tv …) en voor elke schade aan derden die wordt veroorzaakt door de uitbating. Hiervoor dient de vereniging een uitbatingsrisicoverzekering te nemen.


Artikel 14

Kussens, bijzettafels en ander los meubilair moet dagelijks na afloop van de uitbating binnengehaald te worden.


Artikel 15

Het leeggoed van de dranken wordt verzameld in bakken in de opslagcontainer. Het glas van de limonades en wijn moet de vereniging zelf naar de glascontainer brengen. Ander afval wordt verzameld in de voorziene vuilzakken en wordt na afloop in de zwarte containers achteraan de Heldenbar geplaatst.