Bevoegdheid
Juridische context
De stad Tienen organiseert tussen vrijdag 28 november en woensdag 31 december 2025 het evenement Wintermagie.
Behalve een kerstmarkt met 20 kerstchalets voorziet de stad Tienen ook in een winterschaatsdorp met extra attracties en een winterbar uitgebaat door de concessiehouder Colors Productions bv zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in de zitting van 29 juli 2025. De 20 kerstchalets worden uitgebaat door Tiense verenigingen, organisaties, ondernemers, …
Om de praktische organisatie van de kerstmarkt in goede banen te leiden en de afspraken met standhouders te bundelen, is het noodzakelijk een reglement op te stellen.
Besluit
Enig artikel: De gemeenteraad stelt het 'Reglement kerstmarkt Wintermagie 2025' vast als volgt:
Reglement
Kerstmarkt Wintermagie 2025
Dit document bevat het reglement voor de uitbating van de kerstchalets die deel uitmaken van de totaalbeleving die Wintermagie 2025 biedt. Behalve 20 kerstchalets uitgebaat door Tiense verenigingen, organisaties, ondernemers, … voorziet de stad Tienen ook in een winterschaatsdorp met extra attracties en een winterbar uitgebaat door een concessiehouder. Enkel de 20 kerstchalets worden tussen 28 november en 31 december 2025 uitgebaat door Tiense verenigingen, organisaties, ondernemers, …
Wintermagie is een tijd van gezelligheid en saamhorigheid. Tijdens de feestdagen maken we tijd voor familie en vrienden, zoeken we rust op of snuisteren we in de lokale winkels op zoek naar het perfecte cadeau. De uitbaters van de kerstmarkt tijdens Wintermagie moeten deze sfeer van gezelligheid, saamhorigheid en ontspanning uitdragen. Te luide muziek, overlast onder meer door overdreven alcoholverbruik en nachtelijke braspartijen op de Grote Markt horen hier niet bij.
Artikel 1 - openingsdagen en -uren
De kerstmarkt in Tienen tijdens Wintermagie is open vanaf vrijdag 28 november tot en met woensdag 31 december 2025.
Artikel 2 - uitbatingsperiodes
We hanteren vijf verschillende uitbatingsperiodes:
Artikel 3 - aantal kerstchalets
Het aantal kerstchalets is beperkt tot 20 kerstchalets.
Er worden géén tafels of stoelen in de kerstchalets voorzien door de stad Tienen. Kerstchaletuitbaters zijn zelf verantwoordelijk voor tafels en stoelen voor eigen gebruik tijdens de uitbatingsperiode. De stad Tienen voorziet enkel de kerstchalet.
Deelname als uitbater aan de kerstmarkt is enkel toegelaten na het bekomen van een voorafgaandelijke schriftelijke toelating van de stad Tienen.
Het deelnameformulier is strikt persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan derden.
Het is mogelijk om in te schrijven voor één of meerdere uitbatingsperiodes. Kerstchaletuitbaters die inschrijven voor meerdere uitbatingsperiodes krijgen betere plaatsen toegewezen dan kerstchaletuitbaters die slechts enkele dagen aanwezig kunnen zijn.
Aan elke inschrijver kan maximaal één kerstchalet ter beschikking gesteld worden.
Als er meer geïnteresseerden zijn dan beschikbare kerstchalets, kan het gebeuren dat u minder uitbatingsperiodes krijgt toegewezen dan gevraagd, of dat u geen periode toegewezen krijgt.
Artikel 4 - deelname is gratis
Er wordt geen inschrijvingsgeld gevraagd, met andere woorden: deelname is gratis. Er wordt wel een waarborg ter waarde van 100 euro gevraagd (zie artikel 7).
Artikel 5 - deelnemingsformulier
Het reglement en het deelnemingsformulier voor de kerstmarkt 2025 wordt gepubliceerd op de website van de stad Tienen. Inschrijven is mogelijk via www.tienen.be/aanvraag-kerstmarkt
Bij de beoordeling van de aanvragen wordt prioriteit gegeven aan:
Zorg ervoor dat uw aanvraag zo volledig en gedetailleerd als mogelijk is. Deze informatie is extra belangrijk indien u een drank- en/of eetstand wilt uitbaten (zie artikel 8). De door u aangeboden producten moeten passen in het concept en de sfeer van de kerstmarkt. Uw aanvraag wordt discretionair en integer beoordeeld door de kerstmarktverantwoordelijken.
Bij toekenning van een uitbatingsperiode contacteert de kerstmarktverantwoordelijke u via e-mail.
De kerstmarkt heeft in eerste instantie een commercieel karakter. Deelname is voorbehouden aan verenigingen, handelaars of organisaties die bijdragen aan dit karakter, zonder het promoten van ideologische, religieuze of politieke standpunten als hoofddoel. Verenigingen of organisaties met een uitgesproken politieke, religieuze of levensbeschouwelijke doelstelling en/of met als voornaamste doel het verspreiden van die overtuiging, worden niet toegelaten als kerstchaletuitbater op de kerstmarkt.
Artikel 6 - openingsuren
Er zullen controles uitgevoerd worden op de verplichte openingsdagen en -uren. Indien uw kerstchalet tijdens de verplichte openingsdagen gedurende één of meerdere dagen binnen uw aangevraagde uitbatingsperiode gesloten is, dan wordt het volledige waarborgbedrag t.w.v. 100 euro ingehouden én mag u in 2026 geen kerstchalet op de kerstmarkt van Tienen uitbaten.
Artikel 7 - waarborg
Bij ingebruikname van een kerstchalet zal de kerstmarktverantwoordelijke een waarborg van 100 euro innen. Deze waarborg dient om eventuele kosten te dekken van verloren of vernield materiaal of de eventuele reiniging van een kerstchalet.
Na elke uitbatingsperiode wordt gecontroleerd of de kerstchalet volledig is opgeruimd en schoon achtergelaten. Ook wordt nagegaan of het ter beschikking gestelde materiaal in goede en oorspronkelijke staat werd teruggebracht. Daarnaast wordt de chalet geïnspecteerd op eventuele beschadigingen. Als de kerstchalet in goede staat terug overgedragen wordt aan de kerstmarktverantwoordelijke, wordt de volledige waarborgsom teruggegeven aan de kerstchaletuitbater.
Bij het in gebruik nemen van een kerstchalet moet elke vastgestelde tekortkoming of schade onmiddellijk gemeld worden aan de verantwoordelijke van de kerstmarkt. Gebeurt dit niet binnen het uur na ingebruikname, dan wordt ervan uitgegaan dat de uitbater de chalet in perfecte staat en geschikt voor zijn/haar activiteiten heeft ontvangen.
Artikel 8 - verantwoordelijkheid
De uitbater is tijdens de hele uitbatingsperiode verantwoordelijk voor de hem/haar toegewezen kerstchalet en de bijhorende sleutel. Hij/zij moet hier op een zorgvuldige manier mee omgaan.
Na afloop wordt gecontroleerd of de chalet netjes is opgeruimd en schoongemaakt. Afval mag niet worden achtergelaten. Bij schade aan de chalet, achtergelaten vuilnis of verlies van de sleutel wordt de volledige waarborg van 100 euro ingehouden.
Het stadsbestuur is niet aansprakelijk voor diefstal of schade aan goederen die door de uitbater worden aangeboden, zowel tijdens als na de openingsuren. De chalet kan eenvoudig worden afgesloten met een sleutel. Sluit de chalet dus steeds goed af en laat geen geld of waardevolle spullen achter na sluitingstijd.
Artikel 9 - netheid
De uitbater is verantwoordelijk voor de netheid in en rond de eigen kerstchalet. Het stadsbestuur voorziet voldoende vuilnisbakken voor afval van producten die ter plaatse op de kerstmarkt worden geconsumeerd.
Let op: deze vuilnisbakken zijn niet bedoeld voor afval van de uitbaters zelf. Als uitbater bent u zelf verantwoordelijk voor het afvoeren en verwerken van uw eigen afval. Ook gebruikte oliën, vetten en andere vloeistoffen mogen niet worden achtergelaten.
Artikel 10 - types kerstchaletuitbaters
We hanteren twee types kerstchaletuitbaters:
De verdeelsleutel van 50% food & drink en 50% non-food wordt toegepast en is aanpasbaar naargelang de inschrijvingen. Er zullen slechts een beperkt aantal jenever/warme chocolade-verkooppunten worden toegelaten. Hoe origineler het aanbod, hoe meer kans de kerstchaletuitbater maakt effectief een kerstchalet uit te kunnen baten. Let op: het recht om glühwein te schenken is voorbehouden aan de uitbater van het winterschaatsdorp. Glühwein is dus niet toegestaan voor kerstchaletuitbaters.
Bij de inschrijvingen hebben horecazaken die een zetel hebben op het Tiense grondgebied voorrang bij inschrijving voor een drank- en/of eetstand. Ook Tiense verenigingen kunnen intekenen voor een drank- en/of eetstand (Zie artikel 5).
Kerstchaletuitbaters die drank of verpakte voedingswaren verkopen bedoeld als cadeau of voor thuisgebruik (dus geen onmiddellijke consumptie) worden niet beschouwd als drank- en/of eetstand, maar worden ingeschreven als non-food stand.
Artikel 11 - types kerstchalets
De standplaatsen op de kerstmarkt kunnen enkel ingenomen worden door uniforme chalets die door de stad ter beschikking worden gesteld. Er worden geen foodtrucks, eigen tentjes, verkoopwagens, … toegelaten op de kerstmarkt. De versiering van de kerstchalets wordt verzorgd door de stad, zodanig dat er een sfeervolle uitstraling ontstaat.
Iedere vorm van commerciële publiciteit aan de kerstchalets wordt uitdrukkelijk verboden. Enkel de gebruikelijke identificatie van de aangeboden producten en aanduiding van de prijzen is toegelaten.
Artikel 12 - afspraken
De uitbater moet de toegewezen kerstchalet uitbaten gedurende de volledige toegekende periode, en dit volgens de afgesproken verplichte openingsdagen en -uren. Enkel de producten die in de aanvraag vermeld staan, mogen worden aangeboden. Artikelen of decoratie die volgens de kerstmarktverantwoordelijken niet passen binnen het concept, moeten op hun vraag meteen verwijderd worden door de uitbater.
Artikel 13 - deelname is persoonlijk
Het is aan de kerstchaletuitbater uitdrukkelijk verboden om de toegewezen kerstchalet volledig of gedeeltelijk onder te verhuren, over te dragen of aan derden rechten te verlenen, van welke aard ook, met betrekking tot de inname en uitbating van de kerstchalet.
Artikel 14 - opbouw
Het inrichten van de kerstchalets kan gebeuren 2 uur voorafgaand aan de opening (afhankelijk van de openingsuren van de kerstmarkt). De kerstchaletuitbater dient zich eerst bij de kerstmarktverantwoordelijke aan te melden. De inrichting van de stand moet voltooid zijn bij opening van de kerstmarkt. De kerstchaletuitbater dient iedere dag minstens een half uur voor de aanvangstijd van de kerstmarkt aanwezig te zijn. De kerstchaletuitbater die niet of niet tijdig aanwezig is, sluit zichzelf uit van deelname aan de kerstmarkt en heeft geen recht op terugbetaling van de betaalde waarborg (behoudens bewijsbare overmacht).
Artikel 15 - afbraak
Het ontruimen van de kerstchalet dient te gebeuren na sluitingstijd. Enkel en alleen als alle bezoekers de Grote Markt verlaten hebben, kan de Grote Markt met de wagen betreden worden. Het is verboden afval achter te laten (zie artikel 9). Eén uur na sluitingstijd van de kerstmarkt moet alles netjes opgeruimd zijn.
Artikel 16 - wagens
Het is aan de kerstchaletuitbaters onder geen beding toegelaten om tijdens de kerstmarkt hun wagens op de kerstmarkt (naast/achter de kerstchalet) te parkeren. Na het lossen en laden moet de kerstchaletuitbater het voertuig onmiddellijk verwijderen en op een officiële parking plaatsen.
Artikel 17 - muziek
De stad zorgt op de kerstmarkt voor aangepaste sfeermuziek. Het is de kerstchaletuitbater verboden om onder welke vorm ook een individuele geluidsinstallatie te voorzien of het geluidssysteem van de kerstmarkt te boycotten. Animatie kan enkel op voorwaarde van voorafgaandelijke goedkeuring door de organisatie en indien daarbij geen gebruik gemaakt wordt van een versterkingsinstallatie.
Artikel 18 - alcoholverbruik
Er mag geen alcohol geschonken worden aan minderjarigen. Er mag geen alcohol geschonken worden aan personen die reeds tekenen van dronkenschap vertonen. Het overdreven nuttigen en verkopen van alcohol is niet toegestaan.
Artikel 19 - brandveiligheid
Bij gebruik van open vuur, bijv. een bbq, moet ervoor gezorgd worden dat de bezoekers niet aan dit vuur kunnen komen, bijv. door het gebruik van nadarhekken. Open vuur, zoals vuurkorven, vuurschalen, … en vuurwerk zijn verboden. Terrasverwarmers (gas of elektriciteit) zijn toegestaan, maar je mag die niet onder een tent of parasol plaatsen. Deze moeten altijd vrij staan.
Het zonaal reglement brandveiligheid is onverminderd van toepassing:
Verwarmingstoestellen zijn toegestaan op voorwaarde dat ze elektrisch en/of op gas zijn, mits goedkeuring van college van burgemeester en schepenen, en mits voorafgaandelijke controle van de brandweer. Verwarmingstoestellen met petroleum of andere vloeibare brandstoffen zijn verboden.
Verwarmingstoestellen moeten zo worden opgesteld, dat onopzettelijk contact van personen, in het bijzonder kinderen, en omstoten, onmogelijk is. Deze toestellen zijn minstens 60 cm verwijderd van elk brandbaar materiaal.
Alle standen en kramen moeten op minimaal 80 cm van mogelijke gevels of uitkragingen (trappen, dorpels) geplaatst worden.
Aaneengesloten rijen van standen en kramen moeten minimaal om de 30 m onderbroken worden. De minimale doorgang tussen de twee rijen moet dan 1.2 m bedragen.
Bij het gebruik van gasflessen moeten minimaal volgende maatregelen gerespecteerd worden:
Eetkramen:
Eetkramen binnen een gebouw worden niet toegestaan. Enkel in een daarvoor speciaal voorziene keuken kan er worden gekookt. Catering (warm houden) van reeds bereid voedsel wordt wel toegelaten in gebouwen.
De tenten waarin eetkramen zijn ondergebracht moeten bestaan uit moeilijk ontvlambaar materiaal. Om dit te bewijzen moet een attest worden voorgelegd. De volgende attesten worden aanvaard: A2 , M2 , Europese brandklasse C s1 d0 of beter , DIN 4102 klasse B1, Amerikaans norm CPAI 84 of NFPA 701. Indien het gaat om een zogenaamde partytent of een niet geattesteerde tent (maximale afmeting 5m op 5m) moet deze tent niet voldoen aan deze eisen op voorwaarde dat ze langs minimaal 2 zijden geopend zijn (zeilloos) en er geen obstakels geplaatst zijn in deze openingen.
Een kooktoestel (friteuse, bakplaat, bbq...) moet zo worden opgesteld dat, onopzettelijk contact van personen, in het bijzonder kinderen en omstoten, onmogelijk is. Het toestel moet ten minste 1.2 m van brandbare materialen en gebouwen worden geplaatst of er zodanig van worden afgescheiden dat brandgevaar wordt voorkomen. De kooktoestellen moeten worden opgesteld op een onbrandbare plaat (pleisterplaat, metaal,...)
Bij een barbecue is het gebruik van vloeibare brandstoffen verboden.
Elke frituurpan, BBQ, bak- en braadtoestel moet voorzien zijn van een metalen deksel of een voldoend groot branddeken ter beschikking hebben.
Iedere deelnemer huurt materiaal dat volledig in orde is. De organisatie is niet verantwoordelijk voor schade aan materialen van de kerstchaletuitbaters.
Artikel 20 - elektriciteit
Indien een kerstchaletuitbater elektriciteit nodig heeft, moet deze het doel van de elektriciteitsaansluiting vooraf aan de organisatie melden.
De kerstchaletuitbater moet zelf een verlengkabel van 16 ampère met aarding (mono) van 30 meter voorzien. Omwille van de brandveiligheid moet die altijd volledig ontrold worden. Alle elektrische toestellen en verlengsnoeren moeten een CEBEC-keuringslabel dragen. Ieder verbruikstoestel moet een CE-markering bezitten. Kerstchaletuitbaters die niet beschikken over de juiste bekabeling (sectiekabel 2,5 mm2) mogen niet aansluiten.
De maximale aansluiting per kraampje wordt beperkt tot 3500W. Bij overtreding van deze richtlijn heeft de kerstmarktverantwoordelijke het recht om de elektriciteitstoevoer af te sluiten.
Kerstchaletuitbaters kunnen geen schadevergoeding vragen voor verlies door elektrische pannes te wijten aan de stroomleverancier of pannes in de kasten van de organisatie.
De elektriciteitskosten verbonden aan de uitbating van de kerstchalet worden ten laste genomen van de stad. De kerstchaletuitbater engageert zich ertoe om het verbruik van elektriciteit zo laag mogelijk te houden. Het is niet toegelaten om zaken die niet gelinkt zijn aan de uitbating op te laden in / aan de kerstchalet, zoals bijv. een elektrische wagen.
Artikel 21 - veiligheid
Alle waarborgen inzake veiligheid tegen brand dienen door de uitbater genomen te worden. Elke kerstchaletuitbater voorziet in de kerstchalet daarom een gekeurd brandblusapparaat van minimum 6kg ABC-poeder of 5kg CO². Controleer zelf de houdbaarheidsdatum van het brandblusapparaat. Dit wordt ook gecontroleerd door de brandweer. Kerstchaletuitbaters die niet in regel zijn moeten hun stand onmiddellijk sluiten tot zij in orde zijn.
Kerstchaletuitbaters die ter plaatse gerechten klaarmaken moeten bijkomend beschikken over een branddeken. Zij moeten hun kooktoestellen zodanig op stellen, dat zij de bezoekers niet kunnen verwonden. In geval van nood moeten de kerstchaletuitbaters alles verwijderen wat de toegang van de hulpverlening in de weg zou staan.
Spelelementen met boomstammen, hamers, nagels, pijltjes (darts) … zijn ten strengste verboden op de kerstmarkt.
Artikel 22 - veiligheidsrondgang
Voor de opening zal een veiligheidsrondgang met brandweer en de kerstmarktverantwoordelijke worden georganiseerd.
Artikel 23 - verlichting
Voor het (extra) verlichten en versieren van de kerstkerstchalet is enkel LED-verlichting toegelaten dat op zulke manier geplaatst wordt dat hierdoor geen gevaar kan ontstaan en dat het de andere kerstchaletuitbaters niet hindert. Kaarsen zijn niet toegelaten.
Artikel 24 - uitbouw
Bijkomende uitbouw van de kramen, alsook wijziging van de opstelling ervan, is onder geen beding toegelaten. Ook elke verkoop buiten de stand is verboden. Aan de stand mag niks gemonteerd worden dat kan hinderen: geen vlaggen, geen aangebouwde luifels, geen stokken die uitsteken …
Het is ten stelligste verboden zaken aan de kerstchalet te bevestigen, zowel aan de binnen- als buitenzijde, gebruikmakend van nagels, spijkers, schroeven, … Uitsluitend nietjes en plakband zijn toegestaan. Hierop zal streng toegezien worden.
Artikel 25 - risico
Deelname aan de kerstmarkt gebeurt op eigen risico. Desgewenst dient de kerstchaletuitbater zelf de nodige verzekeringen af te sluiten.
Artikel 26 - glas en herbruikbaar materiaal
Kerstchaletuitbaters die voeding en/of drank aanbieden als take-away moeten dit doen in herbruikbaar materiaal. Servetten zijn wel toegestaan. Het is verboden klanten uit glazen recipiënten (glazen, flesjes, …) te laten drinken. Glazen flessen met drank die je uitschenkt in niet-glazen recipiënten zijn wel toegelaten. Dit glas mag nooit op het openbaar domein blijven rondslingeren. Je ruimt de zone rond en achter de kerstchalet op en verwijdert al het glas. Leeggoed dat u niet direct meeneemt naar huis om weg te gooien, stockeert u na afsluiten in de afgesloten chalet. U laat leeggoed niet buiten staan.
Artikel 27 - meubilair
Het stadsbestuur voorziet tafels en stoelen waar klanten iets kunnen consumeren. Als uitbater mag u zelf geen extra tafels of stoelen voor uw chalet plaatsen. Statafels zijn wel toegelaten, op voorwaarde dat u ze na sluiting elke avond opbergt in uw afgesloten chalet. Het meubilair van de stad wordt verspreid over de kerstmarktzone. Als uitbater helpt u mee erop toe te zien dat uw klanten dit meubilair netjes achterlaten.
Artikel 28 - sluitingsuur
Het ontruimen van de markt vraagt elke avond tijd. Respecteer daarom het sluitingsuur en laat klanten minstens een half voor sluitingsuur een laatste bestelling plaatsen. Standen die elke avond problemen veroorzaken kunnen zowel hun recht op deelname, alsook hun waarborg t.w.v. 100 euro verliezen.
Artikel 29 - aansprakelijkheid
De organisatie is op geen enkele manier aansprakelijk voor de niet-naleving van de op de kerstchaletuitbater van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, in het bijzonder de sociale en fiscale bepalingen.
Artikel 30 - handhaving
Kerstchaletuitbaters die onderhavig reglement niet naleven, dienen de kerstmarkt op verzoek van de kerstmarktverantwoordelijke (of de afgevaardigde) onmiddellijk te verlaten. Tevens zullen ze uitgesloten worden van deelname aan een volgende editie en verliezen ze ieder recht op terugbetaling van de door hen betaalde waarborgsom t.w.v. 100 euro.
Artikel 31 - aansprakelijkheid bij schade
De kerstchaletuitbaters zijn steeds aansprakelijk voor iedere beschadiging aan het ter beschikking gestelde materiaal en voor elke schade aan derden die zou veroorzaakt zijn door de exploitatie van de uitbating.
Artikel 32 - betwisting
Bij betwistingen is het college van burgemeester en schepenen bevoegd.