Besluit  Gemeenteraad

Subsidiereglement ter ondersteuning van handelsinitiatieven 

Art.1: Doel

De stad Tienen wil met dit subsidiereglement samenwerkingen stimuleren tussen lokale ondernemers met het oog op kernversterking, duurzame innovatie en het promoten van Tienen als winkel- en horeca en/of ondernemende stad. De initiatieven hebben een rechtstreekse positieve invloed op handel en horeca en dragen bij aan één of meerdere relevante beleidsdoelstellingen zoals geformuleerd in het meerjarenplan van de stad Tienen.

 

Art. 2: Definities

In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis:

• Handelskern: afgebakend gebied in de Tiense binnenstad zoals goedgekeurd door de gemeenteraad.
• Handelswijk: onderdeel van de handelskern.
• NEWTON: Het Netwerk Tiense Ondernemers is een officieel adviesorgaan van de stad Tienen. NEWTON wenst een centrale rol te spelen in de ondersteuning van ondernemers, het verstrekken van advies aan het stadsbestuur en het bevorderen van de beleving van consumenten.
• Handelsinitiatief: een evenement, een actie of communicatiemiddel dat wordt opgezet ter promotie of ondersteuning van lokale ondernemers in één of meerdere handelswijken, de handelskern, het volledige stadscentrum en/of één of meerdere deelgemeenten van Tienen.

 

Art. 3: Begunstigden

§1. Een projectsubsidie kan worden toegekend aan:

• een ‘projectgroep’: een tijdelijke groepering van minstens vijf handelaars, horeca-uitbaters en/of dienstverleners die samen een project met een gezamenlijke doelstelling uitwerken;
• NEWTON, het Netwerk Tiense Ondernemers;
• een feitelijke vereniging of vzw waarvan de economische activiteit van de leden uitgeoefend wordt in Tienen.

§2. Criteria voor de begunstigden

Een deelnemer aan een projectgroep, feitelijke vereniging of vzw is de uitbater, natuurlijke of rechtspersoon van een handelszaak, horecazaak of dienstverleningsbedrijf. De betrokken zaak voldoet aan deze voorwaarden:

• is een commerciële onderneming die is ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemers;
• heeft minstens één vestigingsadres dat zich bevindt op Tiens grondgebied;
• beschikt over alle noodzakelijke vergunningen;
• is conform met alle wettelijke verplichtingen voor de bedrijfsuitvoering;
• heeft geen openstaande schulden bij de Stad Tienen, het OCMW Tienen of het Autonoom Gemeentebedrijf Tienen (AGB). 

 

Art. 4: Voorwaarden voor de projectsubsidie

De projectsubsidie kan aangevraagd worden voor het organiseren van een gezamenlijk handelsinitiatief dat voldoet aan volgende voorwaarden:

• Het handelsinitiatief stimuleert de samenwerking tussen handelaars/horecazaken onderling en/of met andere partners. Onder samenwerking wordt een actieve participatie van de leden verstaan waarbij de samenwerking verder gaat dan het beroep doen op lokale ondernemingen voor producten (eten, drank,…) of diensten (marketing, inrichting,…).
• Het handelsinitiatief promoot Tienen als aantrekkelijke winkel- en horecastad. Daardoor overstijgt het handelsinitiatief de individuele belangen van de leden van de projectgroep, het netwerk, feitelijke vereniging of vzw.
• Het handelsinitiatief wordt breed gedragen door de lokale handelaars en/of horeca-uitbaters.
• Het handelsinitiatief heeft een duidelijke economische en commerciële doelstelling, waarbij het initiatief een meetbare impact nastreeft. Dit kan onder meer blijken uit elementen zoals een verwacht bezoekersaantal, omzetstimulerende acties, een aantoonbare toename in passantenstroom, een versterkte zichtbaarheid van deelnemende handelaars, een gezamenlijke promotie‑inspanning of andere objectieve indicatoren van economische meerwaarde.
• Het handelsinitiatief is gericht op een breed consumentenpubliek en staat los van elke politieke overtuiging, etnische of religieuze achtergrond.
• Het initiatief moet gratis toegankelijk zijn. Niet-betalende registratie voor crowd control, planning of veiligheidsredenen is toegestaan zolang er geen financiële bijdrage, deelnamekost of aankoopverplichting voor de klant aan verbonden is. Bijdragen van deelnemende handelaars, horeca-uitbaters en/of dienstverleners zoals inschrijvings-, deelname-, standgeld of sponsoring zijn wel toegestaan.
• Het handelsinitiatief vindt plaats op het grondgebied van Tienen en betrekt minstens twee winkelstraten.
• Het handelsinitiatief mag niet concurreren met bestaande initiatieven op het grondgebied van Tienen.  Een handelsinitiatief wordt als concurrerend beschouwd wanneer het inhoudelijk en/of qua timing substantieel overlapt met een reeds bestaand door de stad ondersteund initiatief en deze overlap redelijkerwijs kan leiden tot vermindering van bereik, impact of rendement van dat bestaande initiatief. Substantiële overlap omvat ook initiatieven die sterk gelijkaardig zijn in concept, doelgroep of thematiek, ongeacht of er enkele weken tussen de uitvoeringsdata liggen. Het feit dat een initiatief een deels ander doelpubliek aanspreekt, sluit concurrentie niet uit wanneer het concept, de activiteit of de thematiek in essentie overeenkomt. Team programmatie formuleert hierover een schriftelijk gemotiveerde beoordeling die aan de aanvrager wordt meegedeeld. De stad publiceert ook jaarlijks de lijst van geplande initiatieven zodat aanvragers vooraf kunnen inschatten of concurrentie mogelijk is.
• Het handelsinitiatief mag op geen enkele andere wijze reeds financiële steun ontvangen van de stad Tienen, het OCMW Tienen of het Autonoom Gemeentebedrijf Tienen.
• Op alle communicatie wordt het logo van de stad Tienen en de mededeling ‘met financiële steun van de stad Tienen’ opgenomen. Meer informatie over het logo van de stad Tienen vindt men hier: Stadslogo en huisstijl | Stad Tienen

 

Art. 5: Procedure

§1. Aanvraag

De aanvraag wordt minstens één maand voor de start van het project ingediend via het daartoe voorziene aanvraagformulier op de website van de stad Tienen.

Wanneer het project een evenement omvat dat een inname van het openbaar domein vereist en waarvoor een evenementaanvraag uiterlijk twee maanden vóór de datum van het evenement moet worden ingediend, moet ook de projectsubsidieaanvraag minstens twee maanden vóór de start van het project worden ingediend.

Het aanvraagformulier omvat een duidelijke omschrijving van het project en een nauwkeurige raming van de geplande kosten die in aanmerking komen voor terugbetaling. De aanvraag wordt als ontvankelijk beschouwd indien de termijnen werden gerespecteerd en het aanvraagformulier op de juiste wijze werd ingevuld. Indien nodig zal de aanvrager gevraagd worden om bijkomende informatie te verstrekken.

De ontvankelijkheid wordt binnen tien werkdagen na indiening van de aanvraag meegedeeld via e-mail. Bij vragen, onduidelijkheden of ontbrekende informatie neemt team programmatie contact op met de aanvrager om het dossier toe te lichten of verder te verduidelijken.

De hoofdaanvrager, de coördinerende ondernemer van de projectgroep, feitelijke vereniging of vzw, is de contactpersoon, is meerderjarig en vult het dossier in het Nederlands in. In het geval van NEWTON is de voorzitter de hoofdaanvrager.

Per handelsinitiatief kan slechts één aanvraag per jaar ondersteund worden. Uitzondering hierop zijn aanvragen door NEWTON, die maximaal twee aanvragen per jaar kan indienen voor handelsinitiatieven waarbij NEWTON niet de hoofdorganisator is.

Een subsidie voor eenzelfde handelsinitiatief kan maximaal drie keer aangevraagd worden, te tellen vanaf 2023. Dit maximum geldt voor elke aanvrager, inclusief NEWTON, ongeacht of NEWTON optreedt als hoofdorganisator of als mede-indiener. Handelsinitiatieven die reeds drie keer ondersteuning kregen, kunnen niet opnieuw worden ingediend ook niet door een andere aanvrager.

§2. Gesubsidieerd bedrag

Het subsidiebedrag per aanvraag bedraagt maximaal 80% van de in aanmerking komende geraamde kosten, na aftrek van de in aanmerking komende geraamde inkomsten, met een maximum van € 5.000. De gesubsidieerde kosten zijn exclusief btw. Btw‑kosten worden dus niet gesubsidieerd.

De resterende 20% van de geraamde kosten wordt door de aanvragers gefinancierd en kan ook worden ingebracht in natura. In‑natura bijdragen zijn niet‑financiële, voor het handelsinitiatief noodzakelijke bijdragen, bijv. vrijwilligersuren, het ter beschikking stellen van materialen of logistieke ondersteuning. Eigen personeelskosten van de deelnemende handelaars worden hierbij niet als in‑natura bijdrage beschouwd. De waarde van de in‑natura bijdragen wordt bepaald op basis van de inkoopprijs of een marktconforme waardering die door de aanvrager wordt gestaafd.

Voor de berekening van de subsidie komen kosten in aanmerking waarvan de prestatiedatum ligt tussen de datum van principiële goedkeuring en de datum waarop het handelsinitiatief plaatsvindt. Voorbereidingskosten die vóór de principiële goedkeuring werden besteld maar waarvan de prestatie of levering ná die goedkeuring plaatsvindt, komen eveneens in aanmerking.

Uitzondering: voor erkende adviesraden van de stad Tienen, zoals NEWTON, worden de geraamde inkomsten niet in mindering gebracht van de geraamde kosten.

§3. Beslissing en uitbetaling

• Aanvragen die volledig en ontvankelijk zijn worden door team programmatie beoordeeld. De dossiers worden behandeld a rato van indiening.
• Bij de beslissing over de aanvraag wordt eveneens rekening gehouden met eerder toegekende subsidies aan hetzelfde handelsinitiatief.
• Op basis van de geraamde kosten legt team programmatie de aanvraag en een subsidiëringsbedrag voor aan het college van burgemeester en schepenen.
• Het college van burgemeester en schepenen beslist over de goedkeuring van het aanvraagdossier.
• De aanvrager zal via e-mail op de hoogte gebracht worden van de beslissing.
• Na goedkeuring van het aanvraagdossier wordt een voorschot van 50% van het subsidiëringsbedrag overgemaakt.
• Binnen de twee maanden na plaatsvinden van het project, moeten volgende verantwoordingsstukken aan team programmatie worden bezorgd:
  • een overzicht van alle gebruikte publicaties (online en offline) met verplichte opname van het logo en de vermelding van de Stad Tienen;
  • de totale eindafrekening;
  • facturen en andere financiële bewijsstukken die de controle van de uitgaven en inkomsten mogelijk maken. De facturen dienen gefactureerd te zijn op het adres van één van de aanvragende leden. De kosten kunnen gestaafd worden met een prestatiedatum binnen de subsidieperiode. Bestelbonnen of leveringsbewijzen worden niet aanvaard als bewijsstuk;
  • een beknopt evaluatieverslag m.b.t. het bereik van het handelsinitiatief.
  • Na ontvangst en controle van de verantwoordingsstukken wordt het saldo van 50% van het volledige subsidiëringsbedrag uitbetaald binnen uiterlijk 60 dagen.
  • Indien de ingediende facturen en andere financiële bewijsstukken een bedrag staven dat lager is dan het oorspronkelijk begrootte subsidiëringsbedrag wordt enkel het lagere bedrag uitbetaald. Indien reeds een hoger voorschot werd uitbetaald, wordt het te veel betaalde bedrag teruggevorderd.

Meerkosten die niet voorzien waren in de principieel goedgekeurde aanvraag, komen enkel in aanmerking voor de berekening van de premie na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.

Indien het op de begroting van de stad Tienen totaal voorziene bedrag voor het verlenen van subsidies ter ondersteuning van handelsinitiatieven volledig werd toegekend kan het college van burgemeester en schepenen bijkomende aanvragen weigeren, slechts gedeeltelijk toekennen of de subsidie goedkeuren onder voorbehoud van een begrotingswijziging.

§ 4. Niet-toelaatbare kosten

• Investeringskosten.
• Afschrijvingskosten.
• Aankoop van producten om gratis te verdelen of met korting te verkopen.
• Verhuur aan zichzelf of ‘interne huuraanrekening’, dit is het aanrekenen van een huurprijs voor het ter beschikking stellen van een gebouw en infrastructuur.
• Overheadkosten.
• Eigen personeelskosten.
• Kosten die niet direct toewijsbaar zijn aan het handelsinitiatief.
• Facturen van ondernemingen die betrokken zijn bij de indiening van het subsidiedossier, om belangenvermenging en de perceptie van partijdigheid te vermijden.

Art. 6: Sancties

Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, dat de voorwaarden van het reglement niet werden nageleefd, dat de subsidie niet werd gebruikt voor het doel waarvoor het werd aangevraagd, dat de aanvrager zich zou verzetten tegen uitoefening van controle, dat de aanvrager zich zou verzetten tegen het afleggen van verantwoording aan stad Tienen, dat er bij het project sprake zou zijn van discriminatie of dat er sprake is van fraude, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen de principiële toekenning van de subsidie in te trekken of indien reeds toegekend, terug te vorderen.