Besluit  Gemeenteraad

Enig artikel: De gemeenteraad stelt het aangepaste huishoudelijk reglement van vakantiewerking Tintel van de stad Tienen vast. 

Reglement Vakantiewerking Tintel

Art. 1: Het aanbod

Stad Tienen organiseert een vakantiewerking voor kinderen van 7 tot 12 jaar (lagere schoolkinderen) tijdens de zomervakantie. Er wordt dagelijks een gevarieerd programma aangeboden van creatieve activiteiten, sport en spel, begeleid door een groep enthousiaste animatoren.

De vakantiewerking vindt elke werkdag plaats van 09.00 tot 16.00 uur. Er wordt vooropvang voorzien vanaf 08.30 uur en na-opvang van tot 16.30 uur.

Art. 2: Inschrijvingsprocedure

• Inschrijven kan via het online inschrijvingsprogramma van de stad Tienen of aan de balie van het Vrijetijdscentrum.
• Inschrijven kan enkel per volledige dag.
• Telefonisch inschrijven of via e-mail is niet mogelijk.
• Indien er dagen volzet zijn kan men het kind op de wachtlijst plaatsen. Dit kan online of aan de balie van het Vrijetijdscentrum. Bij het vrijkomen van plaatsen, worden de deelnemers op de wachtlijst in volgorde van aanmelding gecontacteerd. Men gaat geen financiële verbintenis aan door het kind op de wachtlijst te plaatsen.
• Bij inschrijven krijgt de ouder een bevestiging van de gekozen activiteiten. Indien dit niet gebeurt, betekent dit dat de inschrijving niet correct werd afgehandeld.
• Het deelnamegeld kan onmiddellijk online betaald worden bij de inschrijving of aan de balie van het Vrijetijdscentrum.
• Inschrijven en betalen op de locatie van de vakantiewerking zelf is niet mogelijk.

Art. 3: Tarief

• Deelnemen aan de vakantiewerking kost 15 euro per dag per kind.
• Voor- en na-opvang is inbegrepen in de deelnameprijs.
• Dit tarief wordt jaarlijks op 1 januari aangepast aan de consumptieindex.
• Ouders dienen de openingsuren te respecteren. Vroeger brengen of later afhalen buiten de openingsuren is niet toegestaan. Indien de ouder er uitzonderlijk niet tijdig geraakt, dient de verantwoordelijke telefonisch op de hoogte gebracht te worden. Bij het te laat afhalen van een kind wordt ter plaatse een document met naam, datum en uur ondertekend en zal er per begonnen half uur 10 euro per kind worden aangerekend. Bij driemaal te laat afhalen kan deelname aan de speelpleinwerking geweigerd worden.

Ouders voorzien zelf een maaltijd, drank en tussendoortjes voor tijdens de pauze. Water is altijd beschikbaar. Energie dranken en grote hoeveelheden snoepgoed zijn niet toegelaten. Maaltijden opwarmen is niet mogelijk op de locatie.

Art. 4: Tussenkomsten

• Tiense gezinnen met financiële moeilijkheden kunnen gebruik maken van het Vrijetijdsfonds. Hiervoor is het reglement ‘het vrijetijdsfonds ter bevordering van de participatie van kansengroepen aan het vrijetijdsaanbod van de stad Tienen’ van toepassing.
• Voor elk kind wordt per vakantie een fiscaal attest opgemaakt. Dit attest dient als betalingsbewijs en kan ingebracht worden in de aangifte personenbelasting. De stad Tienen bezorgt deze via de voorziene kanalen de federale overheid.
• Sommige werkgevers en ziekenfondsen komen tegemoet in de kostprijs bij deelname aan vakantieactiviteiten. Na afloop van de activiteit kan er een attest worden gedownload via het online inschrijvingsprogramma van de stad Tienen.

Art. 5: Mogelijkheid tot annuleren

• Annuleren kan kosteloos tot 10 dagen voor de activiteit van start gaat.
• Annuleren dient steeds schriftelijk te gebeuren. Dit kan via e-mail, telefonisch of aan de balie van het Vrijetijdscentrum.
• Annuleren via het online inschrijvingsprogramma is niet mogelijk.
• Indien een activiteit om organisatorische redenen niet kan doorgaan, wordt het deelnamegeld integraal terugbetaald.
• Het deelnamegeld wordt volledig terugbetaald bij annulatie wegens ziekte of ongeval, mits voorlegging van een doktersattest. Dit doktersattest dient binnen de 5 werkdagen na de annulatie aan de stad Tienen te worden bezorgd.

Art. 6: Brengen en afhalen van deelnemers

• Aankomen kan tussen 08.30 en 9.00 uur, afhalen kan tussen 16.00 en 16.30 uur. De activiteiten vinden elke werkdag plaats van 09.00 tot 16.00 uur, uitgezonderd feestdagen.
• Kinderen achterlaten op de locatie zonder inschrijving kan nooit.
• Kinderen buiten de openingsuren van de vakantiewerking afzetten kan nooit.
• Kinderen kunnen enkel gebracht/afgehaald worden voor of na de activiteit. Uitzonderingen zijn enkel mogelijk na voorafgaandelijk overleg.
• Indien een kind niet mag worden opgehaald door een bepaalde persoon, zijn de ouders verantwoordelijk om de begeleiding hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen, met een vonnis van de rechtbank als bewijsstuk.
• Bij twijfels over de veiligheid of het welzijn van het kind bij het ophalen (bv. bij dronkenschap of agressief gedrag) kan de verantwoordelijke beslissen om het kind niet mee te geven en/of een alternatieve regeling te treffen. Indien nodig kan hulp van derden worden ingeroepen.
• De deelnemers mogen de infrastructuur van de vakantiewerking niet verlaten, tenzij onder begeleiding van een monitor of één van de ouders.
• Kinderen mogen alleen naar huis indien de ouders hiervoor de toelating geven via een gehandtekend briefje met vermelding van dag en uur.
• Ouders dienen bij het afhalen van hun kind steeds de deelnemerslijst te ondertekenen.

Art. 7: Begeleiding

De activiteiten worden voorbereid en begeleid door gemotiveerde animatoren. Alle animatoren hebben een cursus ‘animator in het jeugdwerk’ gevolgd. De animatoren worden in deze opdracht begeleid door de stad Tienen.

Art. 8: Medische gegevens van de deelnemers

Ouders zijn verplicht alle nodige gegevens te verstrekken die betrekking hebben tot het kind, om bij onvoorziene omstandigheden gepast te kunnen optreden. Deze gegevens worden bijgehouden in een medische fiche. De begeleiding houdt zich aan het beroepsgeheim.

Uitzonderlijk kan medicatie worden toegediend op doktersvoorschrift. Hierbij is het belangrijk de contactgegevens van de geneesheer en informatie over de medicatie toe te voegen: naam, vorm, dosering, tijdstip, frequentie, duur van de behandeling, bewaarvorm en vervaldatum.

De begeleiders kunnen op geen enkel ogenblik verantwoordelijk gesteld worden wanneer een deelnemer na het toedienen van voorgeschreven medicatie bijwerkingen ondervindt.

Art. 9: Ziekte of blessures

Zieke kinderen kunnen niet deelnemen en worden niet naar de vakantiewerking gebracht.

Bij (ernstige) blessure of ziekte tijdens de activiteit, worden de ouders onmiddellijk op de hoogte gebracht. Bij dringende gevallen wordt rechtstreeks de hulp ingeroepen van een arts of de hulpdiensten.

Ieder ongeval moet via het daartoe bestemde formulier ‘Aangifte van een ongeval' binnen de vier dagen na het ongeval bezorgd worden aan de stad Tienen.

Art. 10: Kinderen met speciale noden

Ouders zijn de primaire opvoeders van hun kind. De stad Tienen rekent op de medewerking van de ouder(s) om het begeleidersteam tijdig en correct te informeren wanneer de begeleiding van hun kind mogelijks een impact kan hebben op het begeleidersteam en/of de andere kinderen.

Indien ouders op de hoogte zijn van zorgnoden of omstandigheden die een risico kunnen vormen voor het kind zelf, andere kinderen of de begeleiding, of die een verhoogde waakzaamheid van de begeleiding vereisen, dienen zij deze te melden.

Medische gegevens en relevante informatie over het kind (zoals ADHD, ASS, epilepsie, …) dienen bij de inschrijving en uiterlijk op de eerste dag van deelname meegedeeld te worden.

De vakantiewerking staat open voor alle kinderen. De begeleiding beschikt echter niet over een gespecialiseerde opleiding om kinderen met specifieke zorgnoden of beperkingen intensief te begeleiden. Indien blijkt dat de noden van het kind de draagkracht van de werking overstijgen, zal  in overleg met de ouders bekeken worden welke ondersteuning mogelijk is en of deelname haalbaar blijft.

Indien blijkt dat niet de gepaste begeleiding kan worden geboden, kunnen onder meer volgende maatregelen genomen worden:

• Extra overlegmomenten organiseren met de ouder(s) om afspraken te maken of bij te sturen.
• Activiteiten of de dagstructuur aanpassen om de draagkracht van het team en de groep te bewaken.
• Overschakelen naar een deeltijdse regeling (bv. halve dagen of enkele dagen per week).
• Contact opnemen met betrokken hulpverleners (zoals een psycholoog, CLB, therapeut of andere ondersteunende diensten) om de situatie beter te begrijpen en verdere stappen af te stemmen.

Indien de ouder(s) deze medewerking niet verlenen, of indien de genomen maatregelen niet het gewenste effect hebben, kan de verdere deelname van het kind aan de vakantiewerking geweigerd worden. De ouder(s) van het betrokken kind worden steeds ingelicht over deze beslissing.

De weigering gaat in met onmiddellijke ingang, tenzij dit voor de ouder(s) een dringend opvangprobleem oplevert. In dat geval wordt de weigering uiterlijk van kracht vanaf de derde werkdag na de mededeling van de beslissing.

Bij maatregelen waarbij sprake is van een verminderde aanwezigheid van het kind op de vakantiewerking, wordt de kost voor de opvangdagen waarop het kind niet aanwezig is, terugbetaald.

Art. 11: Ongepast gedrag

Bij ongepast gedrag (zoals seksueel overschrijdend gedrag, geweldpleging, agressie-incidenten van verbale of fysieke aard, pesterijen of andere vormen van grensoverschrijdend gedrag) brengt de stad Tienen de ouder(s) onmiddellijk op de hoogte van het incident.

De stad Tienen heeft het recht om, na overleg met de ouder(s) en in het belang van de veiligheid en het welzijn van alle betrokkenen, een kind met onmiddellijke ingang te weigeren voor verdere deelname aan de vakantiewerking.

Wanneer een deelnemer opzettelijk schade toebrengt aan materiaal, gebouwen, andere deelnemers of begeleiders, kunnen de hieruit voortvloeiende kosten aangerekend worden aan de ouder(s).

Art. 12: Neten en luizen

Indien de begeleiders neten of luizen aantreffen bij een kind worden de ouders onmiddellijk gecontacteerd. Aan alle ouders wordt er schriftelijk meegedeeld dat er luizen werden vastgesteld in de werking. De ouders van het kind in kwestie krijgen voldoende informatie hoe zij de luizen dienen te behandelen. Er wordt samen met de ouders een periode van behandeling afgesproken.

Tijdens deze periode mogen de kinderen nog naar de werking komen. Na deze periode wordt er opnieuw controle uitgevoerd. Indien de begeleiding vaststelt dat er geen verbetering merkbaar is, kunnen de kinderen worden geweigerd tot het probleem behandeld is. Het kind kan enkel terug deelnemen indien het volledig neten- en luizenvrij is.

Art. 13: Kledij en persoonlijke voorwerpen

Kinderen dragen speelkledij die tegen een stootje kan. Wanneer reserve-, zwem- of andere kledij gewenst is, wordt dit vooraf gemeld. Om voorwerpen in geval van verlies opnieuw aan hun eigenaar te kunnen bezorgen, worden deze best van de naam van het kind voorzien.

Noch de stad Tienen, noch de begeleiders kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor voorwerpen die verloren gaan. Gevonden voorwerpen worden maximaal één maand bijgehouden, daarna worden ze aan een goed doel gegeven.

Art. 14: Verzekering van de deelnemers

De deelnemers zijn verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen:

• ongevallen ten gevolge van deelname aan de activiteiten op het programma;
• verplaatsingen in groep tijdens de activiteit;
• lichamelijke ongevallen tijdens de individuele verplaatsing van thuis naar de activiteit en omgekeerd, via de kortste weg.

Deze verzekering heeft betrekking op de medische kosten (na tegemoetkoming van het ziekenfonds en volgens de RIZIV-barema's). De deelnemers dienen aldus aangesloten te zijn bij een ziekenfonds. Bij ziekte geldt de gewone ziekteverzekering van de deelnemer.

Ook de burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke letsels en materiële schade aan derden is verzekerd tot een bepaald bedrag. Verlies of diefstal van voorwerpen, alsook schade aan kleding, brillen, juwelen, uurwerken, smartphones, ... zijn niet gedekt door de verzekering. Waardevolle voorwerpen zoals smartphones zijn niet toegelaten, zijn ook niet verzekerd en worden in bewaring genomen door de begeleiding.

Art. 15: Het indienen van een klacht

De stad Tienen gaat graag in gesprek over eventuele bezorgdheden of klachten. Aarzel zeker niet om de verantwoordelijke hierin aan te spreken.  Een ouder kan met een klacht in eerste instantie terecht bij de begeleiding of de stad Tienen. Komt de ouder na overleg niet tot een akkoord, of handelt de klacht over het optreden van de dienst zelf, dan kan de klacht schriftelijk ingediend worden via een klachtenformulier op www.tienen.be/klacht-indienen.

Art. 16: Het nemen van foto’s

Mits toestemming van de ouders kunnen deelnemers gefotografeerd worden door de stad Tienen. Deze foto’s kunnen later gebruikt worden in media van de stad Tienen (zomerbrochure, activiteitenkalender, website, sociale media, ...). Deze foto’s kunnen onder geen enkel beding in publicaties van derden gebruikt worden.

Ouders dienen bij de registratie van de deelnemers in het online inschrijvingsprogramma aan te duiden of hun kind al dan niet mag gefotografeerd worden.

Art. 17: Akkoord reglement

Wanneer een kind deelneemt aan de vakantiewerking, verklaren ouders kennis genomen te hebben van het reglement vakantiewerking stad Tienen en daarmee akkoord te gaan.