Bevoegdheid
Juridische context
Met het oog op het enerzijds structureren en organiseren van het uitlenen van materiaal door de stad en het anderzijds transparant omschrijven van de verplichtingen van de ontlener in het belang van de rechtszekerheid, is het aangewezen een reglement betreffende het uitlenen van materialen vast te stellen. Aangezien aan het uitlenen door de stad kosten verbonden zijn, meer bepaald bij het leveren en terughalen van de ontleende materialen of bij niet teruggave of schade aan de materialen, is het billijk dat de ontlener hiervoor een retributie betaalt.
De ontvangsten zijn voorzien in de meerjarenplanning 2026-2031 op AP01-ACT06/0119-01/700610.
Besluit
Artikel 1: De gemeenteraadsbeslissing van 25 oktober 2001 houdende de vaststelling van het reglement voor ontlenen van feestmateriaal, en de latere gemeenteraadsbeslissingen houdende wijziging van dit reglement, worden opgeheven.
Artikel 2: Het reglement 'Vaststellen retributiereglement uitlenen van materialen' wordt als volgt vastgesteld:
Retributiereglement uitlenen van materialen
Artikel 1: Locatie en contact
De stad stelt uitleenmateriaal zoals podiumelementen, stoelen, tafels, tentjes en ander materiaal ter beschikking voor de inrichting en uitrusting van activiteiten of evenementen.
Voor inlichtingen kan men telefonisch of na afspraak, hiervoor terecht bij de dienst logistiek en ondersteuning in het stadsmagazijn.
- Adres: Industriepark 11, 3300 Tienen
- Tel: 016 24 75 90
- E-mail: logistiekenondersteuning@tienen.be
- Openingsuren tijdens werkdagen in de periode tussen 16 september en 14 juni:
- Openingsuren tijdens werkdagen in de periode tussen 15 juni en 15 september:
Artikel 2: Categorieën
De stad stelt materiaal ter beschikking aan eigen stadsdiensten, stadsinstellingen, verenigingen en organisaties uit Tienen.
Categorie 1:
- Eigen stadsdiensten
- Politie
- Brandweer
- ART
- OCMW
- AGB
Categorie 2:
- Erkende Tiense netwerken en verenigingen
- Initiatieven in het kader van een klein buurtinitiatief
- Initiatieven in het kader van een groot buurtinitiatief
- Tiense humanitaire organisaties
- Tiense onderwijsinstellingen en leerlingenraden
- Tiense verenigingen/instellingen van andersvaliden
De stad stelt geen materiaal ter beschikking aan:
- privé-initiatieven
- bedrijven
- fysieke personen
- categorie b, c, d, e en f zoals opgenomen in het gebruiksreglement infrastructuur AGB Tienen: algemeen deel
De stad stelt evenmin materiaal ter beschikking voor activiteiten die buiten Tienen plaatsvinden. In het kader van gemeentelijke samenwerking kan hierop een uitzondering worden toegestaan, na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.
| Categorie 1 |
Artikel 3: Indienen aanvraag
- Materiaalaanvragen gebeuren uitsluitend via het digitaal portaal op ‘Ontlenen feestmateriaal - Aanvraag | Stad Tienen’ (let op: na indiening van het online formulier, kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden);
- Materiaalaanvragen voor eenzelfde activiteit moeten gebundeld worden ingediend op één aanvraagformulier;
- Indientermijn: maximum 6 maanden en minimum 3 weken op voorhand;
- De aanvraag is pas definitief na bevestiging via e-mail door de dienst logistiek en ondersteuning;
- Materiaalaanvragen worden behandeld op basis van de indiendatum. Bij gelijktijdige aanvragen wordt voorkeur gegeven aan aanvragen van categorie 1;
- Indien er onvoldoende materiaal ter beschikking is, heeft de stad geen verplichting om dit elders te gaan ontlenen of af te halen.
Artikel 4: Leveren en ophalen
Het materiaal wordt door de dienst logistiek en ondersteuning geleverd en opgehaald tijdens de openingsuren van de dienst (zie artikel 1).
Bij levering dient steeds iemand ter plaatse te zijn om de goederen in ontvangst te nemen.
De ontlener voorziet een goed bereikbare, ruime, veilige en bij voorkeur droge locatie met verharde ondergrond om het materiaal te leveren en te plaatsen.
De ontlener staat in voor het verzamelen van het materiaal en zorgt dat het bij ophaling op dezelfde manier gedemonteerd en gestapeld is als bij levering.
| Categorie 2 |
Artikel 6: Indienen aanvraag
- Materiaalaanvragen gebeuren uitsluitend via het digitaal portaal op ‘Ontlenen feestmateriaal - Aanvraag | Stad Tienen’ (let op: na indiening van het online formulier, kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden);
- Materiaalaanvragen voor eenzelfde activiteit moeten gebundeld worden ingediend op één aanvraagformulier;
- Indientermijn: maximum 4 maand en minimum 3 weken op voorhand;
- Materiaal aanvragen zijn pas definitief na bevestiging via e-mail door de dienst logistiek en ondersteuning;
- Materiaalaanvragen worden behandeld op basis van de indiendatum. Bij gelijktijdige aanvraag wordt voorrang gegeven aan Categorie 1;
- Indien voor eenzelfde periode meerdere aanvragen voor uitleenmateriaal ingediend worden, kan de dienst logistiek en ondersteuning de aangevraagde aantallen per aanvraag verminderen om een evenwichtige verdeling tussen de verschillende aanvragen te garanderen;
- Indien er onvoldoende materiaal ter beschikking is, heeft de stad geen verplichting om dit elders te gaan ontlenen of af te halen.
Artikel 7: Afhalen en terugbrengen
Ontleners van categorie 2 dienen na afspraak, het materiaal zelf af te halen en terug te brengen tijdens de werkdagen (zie artikel 1) of op een ander afgesproken afhaal- en terugbrengmoment. Om een goede werking van de dienst logistiek en ondersteuning te garanderen, moet de ontlener de afspraak stipt naleven. De ontlener dient zelf te zorgen voor het laden, lossen en vervoer van de materialen en hiervoor voldoende helpers te voorzien. De ontlener staat eveneens in voor de ladingszekering van de materialen en is steeds verantwoordelijk voor het respecteren van de MTM (maximaal toegelaten massa) van het betrokken voertuig/aanhangwagen.
Levering en ophaling van het materiaal door de dienst logistiek en ondersteuning is mogelijk, tegen het betalen van een retributie. De hoogte van de retributie is afhankelijk van het aantal nodige transportritten (zie artikel 16).
Artikel 8: Monteren en opstellen
Het geleverde materiaal wordt door de dienst logistiek en ondersteuning bij levering niet ter plaatse gemonteerd of opgesteld.
Een uitzondering hierop vormt het mobiel podium dat gebruikt wordt in het kader van een Groot Buurtinitiatief (GBI) wat tijdens de werkuren geleverd én ter plaatse opgesteld wordt. Hierbij dient de aanvrager te zorgen voor:
- Een gedetailleerd inplantingsplan
- De aanwezigheid van de organisatoren of een afgevaardigde
- Een schone en nette werkplek
- Verharde ondergrond.
Artikel 9: Richtlijnen bij het uitlenen van materiaal
Tijdens de uitlening moet de ontlener de volgende richtlijnen naleven:
- De ontlener moet voor de uitgeleende materialen zorgen als een voorzichtig en redelijk persoon. De materialen moeten in de oorspronkelijke staat behouden worden: het is verboden het materiaal te beschadigen, te beplakken, te verven, te beschrijven of van enig hechtmiddel te voorzien;
- In geen enkel geval mag de ontlener de uitgeleende materialen overdragen, uitlenen, verhuren of ter beschikking stellen van derden;
- De ontlener dient de nodige maatregelen te nemen om de materialen te beschermen tegen alle weersomstandigheden;
- De ontlener moet de uitgeleende materialen op de overeengekomen datum en uur afhalen en terugbezorgen;
- Privégebruik of gebruik van het materiaal met commercieel oogpunt is strikt verboden;
- Bij ernstige overtreding van dit reglement zal de ontlener het gebruik van uitleenmateriaal in de toekomst ontzegd worden.
Artikel 10: Controle van het ontleende materiaal
Tijdens de uitleenperiode kan de dienst logistiek en ondersteuning het gebruik van het uitgeleende materiaal ter plaatse controleren. Hiertoe moet de ontlener steeds toegang verschaffen aan de verantwoordelijke van de dienst logistiek en ondersteuning of een door hem aangeduide vervanger.
Artikel 11: Annulering
Het annuleren van een reservatie dient steeds online te gebeuren en is kosteloos tot 14 dagen voor de afhaaldatum. Vanaf 14 dagen voor de afhaaldatum wordt de reservatie definitief en is een vergoeding van 100 euro verschuldigd die jaarlijks geïndexeerd wordt conform de formule bepaald in artikel 16. Ingeval van bewezen overmacht wordt er geen vergoeding aangerekend.
Artikel 12: Laattijdig terugbrengen
Bij laattijdig terugbrengen van het uitgeleende materiaal moet de ontlener een vergoeding betalen van 100 euro. Deze vergoeding is forfaitair en wordt jaarlijks geïndexeerd conform de indexeringsformule bepaald in artikel 16.
Er wordt geen extra kost aangerekend indien het materiaal uitzonderlijk en na afspraak met de coördinator van de dienst logistiek en ondersteuning of een door hem aangeduide vervanger op een later tijdstip wordt ingeleverd. Dit wordt evenwel slechts toegestaan indien hierdoor geen andere reservaties in het gedrang komen.
Artikel 13: Ontbrekende materialen
Ontbrekende materialen worden per stuk gefactureerd aan de forfaitprijs ‘verlies’ (zie tabel Categorie 2: uit te lenen materiaal).
Artikel 14: Verantwoordelijkheid ontlener
Tijdens de uitlening is de ontlener volledig verantwoordelijk voor de uitgeleende voorwerpen.
Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet de ontlener de volgende stappen ondernemen:
- De dienst logistiek en ondersteuning onmiddellijk per e-mail via logistiekenondersteuning@tienen.be op de hoogte brengen van de aard van de problemen;
- Bij diefstal onmiddellijk aangifte doen bij de politie en een kopie van het proces-verbaal aan de dienst logistiek en ondersteuning bezorgen
Artikel 15: Schade, verlies, reiniging en diefstal
De stad vordert de kosten die voortvloeien uit de schade, de diefstal, de reiniging, de vernietiging of het verlies van de uitgeleende voorwerpen terug van de ontlener:
- Wanneer eigen medewerkers moeten worden ingeschakeld om het materiaal opnieuw netjes te krijgen, wordt het uurtarief doorgerekend;
- Bij schade, hersteld door eigen medewerkers, wordt het uurtarief doorgerekend, eventueel verhoogd met de gemaakte kosten;
- Bij schade hersteld door externe firma’s wordt het factuurbedrag aangerekend, eventueel verhoogd met de gemaakte overige kosten;
- Bij verlies, diefstal of vernietiging wordt de forfaitprijs ‘verlies’ (zie tabel Categorie 2: beschikbaar materiaal) aangerekend.
Artikel 16: Huurprijs en vervoerskosten
Er wordt geen huurprijs aangerekend voor de materialen. Materialen kunnen kosteloos worden gereserveerd.
Indien evenwel de levering en ophaling door de stad gebeurt, is een retributie verschuldigd door de ontlener. Deze forfaitaire retributie bedraagt 45 euro per rit. Informatie over het aantal benodigde ritten voor de levering en ophaling kan opgevraagd worden bij de dienst logistiek en ondersteuning.
Het bedrag van de retributie wordt vanaf 2027 jaarlijks op 1 april aangepast aan de gezondheidsindex (basis 2004) volgens de formule:
gezondheidsindex februari van het jaar waarin geïndexeerd wordt x basistarief 2026
gezondheidsindex februari 2026
De aldus bekomen bedragen worden afgerond naar een veelvoud van 10 cent. Dit houdt in dat een geïndexeerd bedrag dat eindigt op 1,2,3 en 4 eurocent wordt afgerond naar het lagere veelvoud van 10 cent. Het geïndexeerd bedrag dat eindigt op 5,6,7, 8 en 9 eurocent wordt afgerond naar het hogere veelvoud van 10 cent.
De indexering kan nooit tot gevolg hebben dat de retributie naar beneden wordt bijgesteld.
Artikel 17: Geschillen
Door het ontlenen van materiaal verklaart de ontlener dit reglement te kennen en in te staan voor de stipte naleving ervan. Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement, moeten, uiterlijk binnen een week nadat de betwiste feiten zich hebben voorgedaan, gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Bijlage categorie 1: uit te lenen materiaal
| Art nr |
Omschrijving van het materiaal |
Totaal Aantal |
| 1 |
Stoelen: stapelbaar |
900 |
| 2 |
Tafels: opklapbaar: 1,80m x 0,70m |
160 |
| 3 |
Houten planken: 2,00m x 0,74m + 2 schragen per plank |
30 |
| 4a |
Podiumelementen voor buitengebruik: met schaarsysteem voor hoogteverstelling (1,00m x 2,00m) |
60 |
| 4b |
Podiumelementen voor binnengebruik: met schaarsysteem voor hoogteverstelling (1,00m x 2,00m) |
30 |
| 5a |
Opstaptreden voor podium: (niet verstelbaar h = 60 cm)
Let op: gebruik in combinatie met podiumelementen 4a, 4b |
4 |
| 5b |
Opstaptreden voor podium: (verstelbaar tussen 20 cm en 100 cm)
Let op: enkel gebruik in combinatie met podiumelementen 4a |
2 |
| 6 |
Nadarhekken : 2,50m x 1,10m |
200 |
| 7 |
Heras-afsluiting: 3m x 2m incl. 2 betonnen voeten per hek |
40 |
| 8 |
Partytent: 3m x 3m (in hoogte verstelbaar van 2,0m tot 2,5m) |
12 |
| 9 |
Sanitaire Unit (aanhangwagen <750kg) met aansluiting
Let op: duplicaat nummerplaat van het trekkend voertuig te voorzien door ontlener |
1 |
| 10 |
Feestmobiel
Let op: duplicaat nummerplaat van het trekkend voertuig te voorzien door ontlener |
2 |
| 11 |
Mobiel podium met dak (10m*6.3m)
Let op: plaatsing uitsluitend door dienst logistiek en ondersteuning |
1 |
| 12 |
Vlaggen: - België - Europese Unie - Nederland - andere (op aanvraag) |
5 5 5 1 |
| 13 |
Strandstoelen |
25 |
| 14 |
Witte paaltjes met blauwe linten |
200 |
| 16 |
Evenementenkits |
20 sets |
Bijlage categorie 2: uit te lenen materiaal
Materialen worden voor 1 week ontleend (7 kalenderdagen)
| Art. nr |
Omschrijving van het materiaal |
Totaal Aantal |
Huur-prijs |
Forfait schade / stuk |
Forfait verlies / stuk |
Nieuw-prijs / stuk |
Personen bij afhaling |
| 1 |
Stoelen: stapelbaar |
900 |
gratis |
€1,50 |
€10,00 |
€10,00 |
2 |
| 2 |
Tafels: opklapbaar: 1,80m x 0,70m |
160 |
gratis |
€6,50 |
€65,00 |
€65 |
2 |
| 3 |
Houten planken: 2,00m x 0,74m + 2 schragen per plank |
30 |
gratis |
€3,00 |
€30,00 |
€30 |
2 |
| 4a |
Podiumelementen voor buitengebruik: met schaarsysteem voor hoogteverstelling (1,00m x 2,00m) |
60 |
gratis |
€70,00 |
€500 |
€700 |
2 |
| 4b |
Podiumelementen voor binnengebruik: met schaarsysteem voor hoogteverstelling (1,00m x 2,00m) |
30 |
gratis |
€70,00 |
€500 |
€700 |
2 |
| 5a |
Opstaptreden voor podium: (niet verstelbaar h = 60 cm) ! gebruik in combinatie met. podiumelementen 4a, 4b |
4 |
gratis |
€5,00 |
€50 |
€50 |
2 |
| 5b |
Opstaptreden voor podium: (verstelbaar tussen 20 cm en 100 cm) ! enkel gebruik in combinatie met podiumelementen 4a |
2 |
gratis |
€7,50 |
€75 |
€75 |
2 |
| 6 |
Nadarhekken : 2,50m x 1,10m |
200 |
gratis |
€20,00 |
€230 |
€230 |
2 |
| 7 |
Heras-afsluiting: 3m x 2m incl. 2 betonnen voeten per hek |
40 |
gratis |
€20,00 |
€180 |
€180 |
2 |
| 8 |
Partytent: 3m x 3m (in hoogte verstelbaar van 2,0m tot 2,5m) |
12 |
gratis |
€250,00 |
€500 |
€1100 |
2 |
| 9 |
Sanitaire Unit (aanhangwagen <750kg) met aansluiting
Opm. 1: ontlener staat zelf in voor correcte aansluiting op riolering
Opm. 2: duplicaat nummerplaat van het trekkend voertuig te voorzien door ontlener |
1 |
gratis |
€350,00 |
€500 |
€14.000 |
1 |
| 10 |
Feestmobiel
Opm. 1: duplicaat nummerplaat van het trekkend voertuig te voorzien door ontlener |
2 |
gratis |
€350,0 |
€500 |
€6000 |
2 |
| 11 |
Mobiel podium **
Opm. 1: enkel uitleenbaar na besluit college burgemeester en schepenen |
2 |
gratis |
€500,0 |
€500 |
€104.000 |
2 |
** Mobiel podium
De uitleen van het mobiel podium is alleen mogelijk voor ontleners van categorie 1.
Uitzondering: Het college van burgemeester en schepenen kan, één keer per jaar, per deelgemeente, in het kader van een groot buurtinitiatief (GBI), aan verenigingen toestaan het mobiel podium te ontlenen.