Bevoegdheid
Juridische context
De stad Tienen biedt de kans aan verenigingen van Tienen (erkende en feitelijke) om de Heldenbar van Heldenland (gelegen op het Martelarenplein) uit te baten tijdens de lente- en zomermaanden. De verenigingen kunnen vanaf zaterdag 17 mei t/m zondag 28 september ‘25 een week instaan voor de uitbating van de Heldenbar en dit minstens op woensdag-, zaterdag- en zondagnamiddag van 13.00 tot 18.00 uur.
De afspraken rond de toewijzing en uitbating van de Heldenbar werden opgenomen in het reglement 'Heldenbar Heldenland'. Dit reglement dient aangepast te worden voor de uitbatingsperiode van 2025. De belangrijkste wijzigingen t.o.v. het reglement 'Heldenbar Heldenland' 2024 (CBS/2024/419 en GR/2024/063) zijn:
Budget van € 12.000 is voorzien op T1-BD1/AP2-ACT1/0752-00. Dit budget wordt ingezet voor volgende uitgaven:
De inkomsten van de drankverkoop worden ingeboekt op T1-BD1/AP2-ACT1/0752-00/745009 en worden ingeschat op € 10.000.
De kosten en inkomsten van de drankverkoop zijn break-even.
Besluit
Enig artikel: Het reglement voor de uitbating van de Heldenbar 2025 wordt vastgesteld als volgt:
REGLEMENT HELDENBAR HELDENLAND 2025
Dit reglement omvat alle afspraken omtrent de toewijzing en uitbating van de Heldenbar, gelegen aan de avontuurlijke speeltuin Heldenland (Martelarenplein).
Artikel 1
Verenigingen (erkende en feitelijke) krijgen de kans om in te staan voor de uitbating van de Heldenbar en hiermee een mooi bedrag bij te verdienen voor hun vereniging. Heldenland is een avontuurlijke speeltuin, vervaardigd uit natuurlijke en gerecycleerde materialen. De stad Tienen ziet dit graag weerspiegeld in de Heldenbar, de drank en versnaperingen die te koop aangeboden worden en de activiteiten die georganiseerd worden. Het is belangrijk dat de verenigingen dit concept (een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats) mee uitdragen.
Artikel 2
De Heldenbar kan uitgebaat worden vanaf zaterdag 17 mei t/m zondag 28 september ‘25. De vereniging dient de Heldenbar minimum te openen op woensdag, zaterdag en zondag, telkens van 13.00 tot 18.00 uur. Deze openingstijden zijn het absolute minimum.
Artikel 3
De uitnodiging tot deelname aan de Heldenbar wordt gepubliceerd via alle communicatiekanalen van de stad Tienen.
Artikel 4
Alle (erkende en feitelijke) verenigingen van Tienen, met uitzondering van politieke groeperingen, zijn welkom om de Heldenbar uit te baten.
Gezien het specifieke karakter van Heldenland en de Heldenbar - een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats - geeft de stad Tienen bij het verdelen van de uitbatingsperiodes voorrang aan verenigingen die tijdens de uitbatingsperiode kindvriendelijke activiteiten organiseren, meerdere uitbatingsmomenten voorzien dan verplicht en een duurzaam drank- en versnaperingsaanbod voorzien.
De stad Tienen behoudt ook het recht om verenigingen die niet passen binnen het concept Heldenland (een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats) niet te weerhouden als uitbater van de Heldenbar.
Via een webformulier op de website van stad Tienen kan de vereniging aanduiden welke week/weken ze wenst uit te baten. Ook het aantal vrijwilligers om de Heldenbar uit te baten en de activiteiten die de vereniging eventueel wenst te organiseren moet worden ingevuld in het webformulier.
Inschrijven voor de Heldenbar kan vanaf vrijdag 7 maart tot vrijdag 14 maart ‘25.
Bij het beoordelen van de aanvragen van de verschillende verenigingen wordt er prioriteit gegeven aan:
Op woensdag 26 maart '25 krijgt de vereniging een bevestiging van de deelname als uitbater van de Heldenbar. Na bevestiging wordt een overeenkomst afgesloten tussen de vereniging en de stad Tienen. Deze wordt door beide partijen ondertekend.
Artikel 5
In de Heldenbar is een standaard aanbod van drank en versnaperingen voorzien. De vereniging hanteert de door de stad Tienen opgelegde verkoopsprijzen.
Aanbod/prijslijst:
COCA COLA - 2 euro
COCA COLA ZERO - 2 euro
FANTA - 2 euro
WATER NIET BRUISEND - 2 euro
WATER BRUISEND - 2 euro
ROYCO MINUTE SOUP - 2 euro
KOFFIE - 2 euro
OXFAM SINAASAPPELSAP - 2,5 euro
OXFAM APPELSAP - 2,5 euro
JUPILER FLESJE 33CL - 2,5 euro
CHAUMEL CHARDONNAY - 4 euro
STREEKBIER - 4 euro
CHIPS - 1 euro – Te voorzien door de uitbater
IJSJE - 1 euro – Te voorzien door de uitbater
Er kan een eigen aanbod van dranken of versnaperingen verkocht worden. Dit eigen aanbod dient zich te beperken tot chips, ijsjes en maximaal twee extra aanbiedingen aan versnaperingen, twee extra niet- alcoholische dranken en twee extra alcoholische niet sterke dranken. Dit extra aanbod dient in lijn te zijn met het concept Heldenland (een kindvriendelijke en duurzame ontmoetingsplaats) en voorafgaand de uitbatingsperiode goedgekeurd te worden door de stad Tienen.
Dreigen er dranken vroegtijdig uitverkocht te geraken dan dient de vereniging zelf contact op te nemen met de drankleverancier.
Gegevens drankleverancier Heldenbar: Drinks VCB, Prik & Tik, Klein Overlaar 54 a, 3320 Hoegaarden, tel 016 76 61 40, e-mail: hoegaarden@drinksvcb.be.
Artikel 6
Het koken van warme bereidingen of voedsel opwarmen is niet toegelaten in de Heldenbar.
Artikel 7
De vereniging baat de Heldenbar uit en verkoopt de voorziene drank en versnaperingen. Na afloop ontvangt de vereniging een factuur toegestuurd door de stad Tienen. De factuur omvat het totaal van de aankoopprijs van het verkochte goed.
Artikel 8
Het organiseren van kindvriendelijke activiteiten tijdens de uitbatingsperiode is mogelijk na voorafgaande toestemming van de stad Tienen.
Uitbaters die activiteiten met versterkte muziek (optreden van een muziekband, fanfare, DJ, ...), eten, een hoog aantal bezoekers, extra structuren zoals foodtrucks, tenten, springkastelen, een rommelmarkt, … willen organiseren, moeten dat direct bij inschrijving doorgeven aan de organisatie en een duidelijk inplantingsplan van de activiteit(en) meeleveren. De organisatie zal alle activiteiten gepland tijdens de volledige uitbatingsperiode van de Heldenbar 2025 opnemen in één evenementenaanvraag.
Artikel 9
Achtergrondmuziek is toegestaan tot 22.00 uur. Unisono is voorzien, tenzij er livemuziek of meer dan achtergrondmuziek wordt gespeeld. Uitzonderingen op geluid of muziek na 22.00 uur dienen direct bij inschrijving te worden aangevraagd. De organisatie zal alle activiteiten én de geluidsafwijkingen gepland tijdens de volledige uitbatingsperiode van de Heldenbar 2025 opnemen in één evenementenaanvraag.
Artikel 10
Het is verboden om tijdens de toegewezen week andere verenigingen of personen (deels) in te schakelen voor de uitbating van de Heldenbar. Het is eveneens niet toegelaten om aan derden rechten te verlenen, van welke aard ook, met betrekking tot de uitbating van de bar.
Artikel 11
De vereniging zorgt zelf voor wisselgeld en voldoende vrijwilligers voor de uitbating van de Heldenbar.
Artikel 12
Bij aanvang van de uitbating wordt een overeenkomst en inventaris van de aanwezige materialen (met bijhorende prijzen) ondertekend door de vereniging. Er wordt hierbij contant een waarborg betaald van 200 euro en de sleutel wordt overhandigd aan de vereniging.
Elke vereniging krijgt de Heldenbar ter beschikking in goede staat. De vereniging is tijdens de week van de uitbating zelf verantwoordelijk voor het netjes houden van de bar, terras en de toiletten. Poetsmateriaal wordt voorzien in de bar. De Heldenbar dient in dezelfde staat te worden overgedragen als bij aanvang van de uitbating van de bar. Alle materialen dienen degelijk gereinigd en opgeruimd te worden achtergelaten.
Na afloop van de uitbatingsperiode wordt de Heldenbar gecontroleerd en de inventaris van de aanwezige materialen opnieuw overlopen. Bij het ontbreken van materialen of eventuele schade worden de bedragen zoals opgenomen in de inventaris in mindering gebracht van de waarborg. Indien de bedragen hoger zijn dan de waarborg van 200 euro kunnen deze gefactureerd worden aan de vereniging.
Artikel 13
De uitbaters van de Heldenbar zijn aansprakelijk voor iedere beschadiging aan de ter beschikking gestelde materialen (kussens, koffiezetmachine, tv …) en voor elke schade aan derden die wordt veroorzaakt door de uitbating. Hiervoor dient de vereniging een uitbatingsrisicoverzekering te nemen.
Artikel 14
Kussens, bijzettafels en ander los meubilair moet dagelijks na afloop van de uitbating binnengehaald te worden.
Artikel 15
Het leeggoed van de dranken wordt verzameld in bakken in de opslagcontainer. Het glas van de wijn moet de vereniging zelf naar de glascontainer brengen. Ander afval wordt verzameld in de voorziene vuilzakken en wordt na afloop in de zwarte containers achteraan de Heldenbar geplaatst.